CONDICIONES COMERCIALES GENERALES COLOMBIA
POLITICA DE CALIDAD
Nexsys de Colombia, desarrolla su proceso de comercialización al por mayor de Software y Hardware, en coherencia con los requisitos aplicables; contando con un talento humano competente y comprometido que en armonía con la estructura de los procesos, la infraestructura física y tecnológica, hace posible la satisfacción de clientes, fabricantes y accionistas; en una dinámica permanente de mejoramiento continuo.
ENTREGA Y LICENCIAMIENTO DE PRODUCTOS
Como política general, Nexsys de Colombia revisa de manera permanente sus procesos de logística, procurando mantener un inventario físico de productos que responda de manera oportuna a las necesidades del mercado y a las proyecciones de demanda.
Es de la mayor importancia para nosotros, contar con el forecast de los negocios en curso por parte de nuestros socios de negocios. Para productos que no estén disponibles en el inventario de Nexsys de Colombia ni en tránsito hacia el país, el tiempo estimado de entrega será de 20 días, siempre y cuando la demanda agregada de múltiples países no exceda la capacidad de respuesta del fabricante.
En casos excepcionales, el fabricante puede presentar demoras en sus despachos más allá de los parámetros establecidos; cuando estas situaciones se presenten, nuestro Asesor Comercial es responsable de hacer un seguimiento detallado al proceso de entrega y de mantener debidamente informado al socio de negocios. Adicionalmente, es nuestro compromiso, la búsqueda y utilización de procedimientos alternos tales como: la entrega de productos en préstamo o en demostración y en situaciones críticas se podrán emitir cartas de certificación especificando que los productos están en trámite con el fabricante.
En materia de licenciamiento, los tiempos de entrega son por lo general inferiores a 15 días, situación que varía dependiendo del fabricante; la siguiente lista es un indicativo de los tiempos de entrega promedio de licencias de los principales fabricantes representados por Nexsys:
Autodesk 27 días Adobe Licencia 7 días Adobe Producto 30 días Computer Associates licencia 10 días Computer Associates Producto 25 días Corel Licencia 8 días Corel Producto 30 días Epson 30 días GTC Calcomp 25 días Hewlett Packard 25 días IBM Rational Licencia 45 días IBM Licencia 12 días IBM Producto 25 días Mcafee Licencia 10 días Mcafee Producto 30 días Metrologic 30 días Microsoft Licencia 3 días Microsoft Producto 26 días Novell Licencia 10 días Novell Producto 20 días Oracle Licencia 15 días Oracle Membresía 30 días Periféricos 30 días Soluciones Móviles 30 días Symantec Licencia 6 días Symantec Producto 35 días Zebra 30 días
ÓRDENES EN LINEA
Trabajamos día a día para optimizar el proceso de colocación de Órdenes de Pedido por parte de nuestros socios de negocios, el mejor ejemplo de ello es nuestro sistema de órdenes en línea (Nexsys online: http://www.nexsysla.com ). A través de este sistema, usted podrá colocar sus órdenes de pedido de cualquier producto o licencia de software comercializada por Nexsys. El código de acceso a Nexsys online para su empresa, le será suministrado en comunicación separada. Si aún no lo tiene solicítelo a su Asesor Asignado o por e-mail.a: soporte.web@nexsysla.com o a través de nuestro Chat en la opción “Soporte”
ENTREGAS PARCIALES
Las entregas parciales se pueden presentar en cualquiera de sus órdenes de compra a Nexsys y de hecho constituyen un procedimiento de despachos por defecto. En caso de no desear entregas parciales, sugerimos especificarlo en la orden de compra correspondiente en los comentarios.
ENTREGAS A USUARIO FINAL
Toda entrega a usuario final deberá ser aprobada por la Gerencia General cumpliendo con las políticas internas vigentes de la compañía.
DEVOLUCIONES
Licencias:
Como política comercial en el mercado, la devolución de licencias no está permitida. En casos excepcionales y con la debida justificación documentada, se tramitarán las devoluciones ante el fabricante y las mismas estarán condicionadas a la aceptación final por parte de este. En ciertos casos, la aceptación de la devolución por el fabricante implica el pago de una sanción, la cual debe ser asumida por nuestro socio de negocios.
Productos.
Se aceptan bajo las siguientes condiciones:
Toda devolución está sujeta al cobro del 10% del valor del producto. Este valor será facturado por Nexsys al socio de negocios.
Para ser aceptada, la devolución deberá realizarse dentro de los 15 días siguientes a la fecha de facturación.
El producto a ser devuelto debe estar en su empaque original y el sobre que contiene los medios (CDs, DVDs, etc) debe estar sellado.
Solo se aceptarán devoluciones de productos que se encuentren vigentes (versiones actuales), es decir comercializables.
No se aceptarán en devolución productos que hayan sido despachados bajo pedido especial.
Una vez aprobada por escrito la devolución de la mercancía, por parte de la Gerencia de Logística, los productos deben ser remitidos a Nexsys de Colombia, adjuntando copia de la factura de Nexsys, carta explicando la razón de la devolución y copia de la carta de autorización de la devolución.
NORMAS Y POLITICAS DE GARANTIAS
Todos los Productos comercializados por NEXSYS COLOMBIA, tienen garantía y respaldo de todos sus fabricantes, algunos tiene centro de servicio y los que no tienen Nexsys prestará el servicio de garantía, para poder acceder a ella, es necesario que el usuario revise en el empaque, los manuales, las especificaciones y manejo del producto antes de ponerlos en uso.
NEXSYS DE COLOMBIA prestará servicio técnico, únicamente por productos vendidos por Nexsys, asegúrese de tener el número de factura y/o número de serial del producto para su respectiva validación y asignación de código de asistencia técnica (RMA).
PROCEDIMIENTO PARA GARANTIA NEXSYS DE COLOMBIA.
Todos los productos que NO cuenten con un Centro de Servicios Autorizado, serán procesados directamente por el Servicio Técnico de NEXSYS DE COLOMBIA, para su correspondiente trámite de garantía, todas las solicitudes deben seguir el siguiente procedimiento:
Descargar el archivo “Solicitud Garantías - Hardware”
Diligenciar los campos del formato, adjuntando la factura y enviarlo vía mail a rma.hadware@nexsysla.com
Todo producto que cumpla los requisitos ingresará al proceso de garantía asignándole un número consecutivo de autorización RMA (Return Merchandise Authorization), este será informado al cliente vía correo electrónico.
En respuesta a su solicitud, en un tiempo límite de 24 horas hábiles, recibirá la notificación de Aprobación con número de RMA.
Realizar el envío de la mercancía colocando en un lugar visible el número de RMA asignado a la dirección de Nexsys de Colombia (Cra. 16 # 30-82 Bogotá).
Para los casos que se tramiten en Bogotá es responsabilidad del distribuidor entregar y recoger el producto en garantía, para otras ciudades, los fletes de envío a Bogotá serán asumidos por el canal y el flete de devolución serán asumidos por Nexsys de Colombia.
El tiempo límite de respuesta estipulado por Nexsys de Colombia es de 72 horas hábiles a partir de la fecha de ingreso del producto a nuestro laboratorio.
Una vez hecho el diagnóstico se emitirá un informe técnico y se notificará al cliente para su recolección o envío a la dirección registrada para el caso de ciudades.
NOTA: El hecho de otorgar un número de RMA y recibir la mercancía, no implica que la mercancía ha sido aceptada en garantía, esto se hará una vez que el área de garantías revise el producto.
PARA TENER EN CUENTA
El área de Servicio Técnico NO se hace responsable por accesorios que no correspondan al artículo (Memorias, SIM, MicroSD)
NEXSYS DE COLOMBIA NO se hace responsable por garantías entregadas a personas O ZONAS DIFERENTES A LAS AUTORIZADAS al área de Servicio Técnico y no cuenten con un número de autorización RMA (conductores, mensajeros, Asesores Comerciales, etc.).
Elementos que no cubre la garantía
Productos comprados de cualquier empresa que no sea NEXSYS DE COLOMBIA LTDA.
Servicios regulares de limpieza o desgaste mecánico o cosmético normal.
Daños por uso indebido, abuso, descuido o conservación fuera de los parámetros normales del producto.
Daños causados por el uso de partes tipo genérico o de otras marcas o características distintas a las especificaciones contenidas en el manual de usuario.
Realización de mantenimientos o instalación de partes realizadas por personas que no pertenezcan o estén debidamente autorizadas por NEXSYS DE COLOMBIA LTDA
La garantía limitada de NEXSYS DE COLOMBIA LTDA no cubre ningún tipo de información, programas, datos en medios de almacenamiento fijos o removibles; después de la compra del computador. En el evento, en que se haga uso de la garantía, es obligación de comprador, guardar la información contenida en el disco duro o en otros dispositivos de almacenamiento del producto.
Daños causados por accidentes eléctricos tales como descargas eléctricas (rayos), sobretensiones o fluctuaciones de energía por encima del nivel de tolerancia de la máquina o maquinas expuestas a ambientes indebidos como alta humedad o polvo.
Computadores o pantallas que hayan recibido golpes.
Cuando el número de serie del producto haya sido borrado, dañado, alterado o NO figure en nuestra base de datos.
Cuando No se siguieron las especificaciones e instrucciones descritas en el manual del fabricante.
Cuando el producto presente indicios de mala manipulación o alteración interna o externa.
NEXSYS DE COLOMBIA LTDA no se hace responsable por la pérdida de licencia del sistema operativo después de haber sido entregado el equipo al cliente.
RECOMENDACIONES
Verifique si el sistema operativo instalado en su Computador si soporta el producto.
Recuerde antes de adquirir sus productos verificar las especificaciones técnicas y que estas cumplan con sus necesidades, y de esta manera no solicitar garantía injustificada.
El área de Servicio Técnico NO se hace responsable por productos enviados al área por razones diferentes a solicitudes de garantía.
CENTRO DE SERVICIOS
Las garantías de los fabricantes que representamos deben ser tramitadas según las políticas de garantía de cada marca, las cuales cuentan con sus propios Centros de Servicio Autorizados. Para recibir información sobre los centros de servicio y trámites de garantía, puede solicitarlo a nuestra área de Servicio Técnico (57-1-8766700 EXT 1551) para recibir información de cómo tramitar su garantía o las de sus clientes. Recuerde que cada marca maneja sus propios términos y tiempos de garantía, por tal motivo relacionamos teléfono y centros de servicio
MICROSOFT HARDWARE
Servicio al Cliente 018000931234, Bogotá 571 5870300 opción 3 – 1 – 2
Requisitos (Fecha de factura número, serial producto, y descripción)
MICROSOFT XBOX
Servicio al Cliente 018009121830
HP
Call Center : 018000514746 - 6029191 (Bogotá)
Página de Asistencia en línea: www.hp.com/support
Correo electrónico: www.hp.com/la/soporte/email
Chat en vivo con agentes especializados en www.hp.com/la/soporte/chat
DLINK
Servicio al Cliente 018000 180073, Bogotá 571 7430671
LENOVO
Servicio al Cliente 018009520585, Bogotá 571 3138080
DOA (línea Idea 018009520585 / Línea Think 018009123012)
Soporte Tecnico para equipos, Think 018009123021
Soporte Tecnico para equipos, Idea 018005182433
DELL
Servicio al Cliente 018009155704
De lunes a sábado
7:00 AM - 8:00 PM
(Servicio completo en español)
SAMSUNG
Servicio al Cliente 018000112112
VIEWSONIC
Alfa & Omega Cra 15 No 77-50 Of. 201 (el lago) Tel: 571 6348991- 571 6348992 (Bogotá)
Alfa & Omega Centro Comercial Monterrey locales 50 Teléfono: 352 28 82 / 268 46 57 (Medellín)
Alfa & Omega Centro comercial la pasarela local 273 Tel 661 00 19 / 653 61 02 (Cali)
Alfa & Omega Marlon Navas Carrera 48 No. 76 – 137 Tel: 360 18 95 (Barranquilla)
EPSON COLOMBIA
Plazo máximo D.O.A. 5 días después de la venta a usuario final (ver detalle de DOA y Procedimiento garantía)
Servicio al Cliente 571 5922200 – 571 8050104 – 571 7046817.
Servicio Expreso (01 8000 915235)
Motorola solutions
Sebastián Céspedes R.
Administrative Assistant
motorolasolutions.com
O: +57 1 6023851
M: +57 310 572 0235
ELO Distribuidor
Alfa y Omega Sistemas y Servicios Ltda
Bogotá
Cra 15 # 77-50 Oficina 201
Tel: 6348991
Medellín
C.C. Monterrey Loc 50-51
Tel: 3522882
Cali
C.C. Pasarela Loc 272
Tel: 6610019
Barranquilla
Cra 48 # 76-45 Barrio Porvenir
Tel: 36000910
Bucaramanga
Calle 51 # 31-83
Tel: 657675
APC
Carrera 69 F No. 20 - 91 , Zona Industrial Montevideo Bogotá
cacschneider@schneider-electric.com
Tel: 018000118008
OKI DATA
Tecnomundo Colombia
Calle 69B No 33-33
37759/58/60
lpereza2@hotmail.com
Barraquilla
Mes Caribe
Cra 54 # 74-134 Of 201
3680666
mescaribe@mescaribe.com.co
Barranquilla
Vasquez Caro & Cia Ltda
Cra 7ª No 34-83
7561350
Bogotá
Impact
Calle 159ª No 22-76
7422727
Bogotá
Itelco
AV cra 24 # 83-41
2368718
Bogotá
AC Soluciones y Servicios S.A.S
Cra 69K # 78-51
3153164604
Bogotá
FUJITSU
Microcolsa
Tel: 574-4481798
Cr 42 No 54A-71 Bodega 116-121 Fax: 574-331-6398
Itagui- Antioquia Email: ggonzalez@microcolsa.com
Contacto: Giovanni Gonzalez, Manager
Website: www.microcolsa.com
IMPACT
Tel: 571-742-2727
Autopista Medellín Km 3.4 Bodega 34 Modulo 2 Fax: 571-616-1386
Centro Empresarial Metropolitano
Contacto: Guillermo Cabrera
Bogota, Colombia Email: gcabrera@impactlat.com
Website: www.impactlat.com
Datecsa S.A.
Tel: 572-697-7070
Calle 15 No. 29A - 11 Modulo C
Contacto: Daniel Mera Orbea
Parque Logistico SERVICOMEX Email: danielmera@datecsa.com
Kilometro 5, Autopista Cali - Yumbo
Yumbo, Valle Del Caca
LG
Call Center 01 8000 910 683.
PROCESO DE DOA (DEAD ON ARRIVAL)
DOA (Dead on Arrival): Equipo que al momento de ser desembalado por primera vez presenta un problema técnico de hardware, que involucra el cambio de algún componente o el producto en su totalidad, cada marca tiene sus tiempos establecidos.
Para iniciar el proceso debe enviar correo de solicitud a rma.hadware@nexsysla.com con copia de la factura, número de serie y descripción de la falla, con esta información se escala el caso con la marca para su respectiva aprobación.
FACTURACIÓN, TÉRMINOS Y FORMAS DE PAGO
Por medio de la circular No. 001 / 2016 Nexsys le informa la actualización del proceso de facturación en la compañía.
Por favor descargue la circular aquí e informese oportunamente.
Siendo que los productos que comercializa Nexsys de Colombia son importados, la facturación se realiza en pesos colombianos indexados al dólar, liquidando los precios en dólares, a la tasa representativa del mercado (TRM), del día de facturación. De manera general, el pago de nuestras facturas debe hacerse dentro de los términos establecidos en las mismas. En situaciones puntuales, se puede establecer la exigencia de pago de anticipos. Para las facturas no pagadas dentro de los plazos establecidos, se causarán intereses de mora a la tasa máxima permitida por la ley, los cuales serán facturados con fundamento en la fecha de pago de la factura correspondiente y los mismos deberán ser pagados contra el recibo de la factura de cobro. En casos especiales y por solicitud expresa y fundamentada del socio de negocios, Nexsys de Colombia está en la posibilidad de autorizar plazos de pago extendidos. Para este propósito, la Gerencia de Logística de Nexsys discutirá y acordará los términos y condiciones particulares tales como: tasa de cambio, tasa de interés, garantías, etc. Las siguientes son las formas de pago aceptadas por Nexsys de Colombia:
* Cheque a favor de NEXSYS DE COLOMBIA S.A. con Cruce de “Páguese únicamente al primer beneficiario”
* Consignación en alguna de las siguientes cuentas bancarias a nombre de Nexsys de Colombia: Bancolombia # 032-035776-05 (Corriente) Banco de Occidente # 261-02432-7 (Corriente)
* No se aceptarán pagos en efectivo.
El siguiente es el personal autorizado para recibir Cheques: * Mensajeros de Nexsys de Colombia, debidamente identificados con carné vigente de la empresa, cédula de ciudadanía y sello de Nexsys. * Ejecutivas de Cuenta o Asesores Comerciales de las oficinas de Medellín, Cali y Barranquilla. * Asistentes de Crédito y Cartera, previa autorización escrita por parte de la Gerencia de Logística. En ningún caso, se deben enviar o entregar cheques a personas distintas de las enunciadas anteriormente, en cuyo caso Nexsys no se hará responsable. Alternativas de Pago: Para aquellos distribuidores que no cuentan con un cupo de crédito otorgado por Nexsys, se puede obtener través de FENALCHEQUE con un plazo de pago a 30 días, respaldado con cheque posfechado. El monto máximo y costo del servicio lo puede consultar con el Asesor Comercial asignado a su cuenta.